Menu
Het plannen van een uitje of een meeting voor je vriendengroep of collega’s. Het klinkt altijd zo leuk, maar in de praktijk blijkt het vaak een opgave te zijn. Het begint al bij het vinden van een geschikte datum, want hoe zorg je ervoor dat je een datum vindt die voor iedereen past? En als dat dan geregeld is, kom je bij de volgende vraag: ‘Wat gaan we doen?’. De één wil altijd wat actiefs doen, de ander heeft liever een rustige avond thuis en weer een ander staat het liefst te dansen in de club.
En als de datum dan eindelijk daar is, blijkt opeens dat een aantal vrienden toch niet kunnen, want ‘Ik had het niet in mijn agenda gezet’ of ‘Ik had even ergens overheen gekeken’. De vraag is dus, hoe zorg je ervoor dat het plannen van een uitje of een meeting soepel verloopt? En daarbij, welke dynamiek draagt bij aan het soepel verlopen van dit planningsproces?
Geen mens is hetzelfde, dus ook geen enkele vriendengroep is dat. Verschillende persoonlijkheden zorgen voor een verschillende groepsdynamiek. En dat is van groot belang, want bepaalde groepssamenstellingen zorgen er nou eenmaal voor dat dingen als het plannen van uitjes makkelijker gaan. Dat heeft alles te maken met de Big Five Theorie, waarbij mensen worden ingedeeld in vijf dimensies. Extraversie, vriendelijkheid, zorgvuldigheid, neuroticisme (zorgvuldigheid) en openheid voor ervaring.
Elk van de vijf dimensies heeft directe invloed op hoe mensen zich in groepen gedragen en hoe ze samenwerken bij het plannen en uitvoeren van activiteiten. Zo heeft zorgvuldigheid een sterke samenhang met de effectiviteit van planning in vriendengroepen. Iemand met vriendelijkheid als sterke karaktertrek is van positieve invloed op de hechtheid van een vriendengroep, met eenzelfde overeenkomst voor neurocitisme. Extraverte personen zijn vaak de initiatiefnemers en leiders in sociale situaties, terwijl conscientieuze personen belangrijke organisatorische taken op zich nemen. In andere woorden, een initiatiefnemende en zorgvuldige persoon is dus de perfecte combinatie voor het plannen van een groepsuitje of meeting!
De beste samenstelling van een vriendengroep voor het plannen van een uitje hangt volledig af van het soort uitje. Een grote diversiteit in persoonlijkheid blijkt goed voor de prosociale kenmerken van een vriendengroep, daar waar een proactieve vriendengroep juist beter functioneert als er meer overeenkomsten in persoonlijkheden zitten. Best wel logisch als je nagaat dat sociale activiteiten het beste verlopen als er veel verschillende invalshoeken zijn en dat dingen plannen een stuk makkelijker is als iedereen grotendeels op één lijn zit.
Variatie in emotionele stabiliteit – neuroticisme volgens het Big Five Model – is gerelateerd aan een betere groepssocialiteit en betere prestaties. Simpel gezegd, voorop staat dat zowel een homogene groep als een diverse groep een bepaalde groepsdynamiek heeft die invloed heeft op het proces van het plannen van uitjes of meetings, zowel positief als negatief!
Het is geen baanbrekende conclusie, maar onderzoek toont aan dat effectieve communicatie binnen groepen leidt tot betere onderlinge relaties en een hogere mate van tevredenheid binnen de groep. Kortom, overleggen geblazen! Verder zijn er nog een aantal andere dingen die je kan doen om het planproces soepel(er) te laten verlopen.
Tip 1: Zorg voor open en heldere communicatie. Wat is jouw idee, wanneer zou je dit willen doen en op welke manier wil je dit aanvliegen? Geef iedereen daarbij de mogelijkheid hun eigen mening ook te geven, zo heeft iedereen een stem.
Tip 2: Wees op voorhand bereid tot het sluiten van compromissen. Een groep betekent verschillende mensen, dus verschillende ideeën over wat leuk is, wanneer een uitje of meeting uitkomt of wie wat wil regelen. Het initiële idee blijft bijna nooit zoals het is, dus je kan je daar maar beter op voorbereiden.
Tip 3: Indien mogelijk, wijs in overleg één iemand aan die het leuk vindt om het initiatief te nemen bij dit soort uitjes of meetings. Dit zou, volgens de Big Five Theorie, iemand moeten zijn die hoog scoort op extraversie en zorgvuldigheid. Ze hebben daarnaast vaak een gematigde tot hoge mate van vriendelijkheid, wat ervoor zorgt dat ze goed in staat zijn om wensen en behoeften van andere leden van de groep in acht te nemen.
Tip 4: Plan vooruit. Als het plannen van een uitje of meeting vaak problemen geeft, kan je ervoor kiezen om deze telkens ver vooruit te plannen. Of bijvoorbeeld elke maand een vaste dag te kiezen waarop er wat ondernomen wordt. Zo kan iedereen ver van tevoren zijn of haar agenda blokken en is er minder reden om af te zeggen.
Tip 5: Maak gebruik van online plan-tools, zoals Datumprikker. Het gebruik van online hulpmiddelen zoals Datumprikker kan helpen om het coördinatie proces te stroomlijnen. Ten eerste betrek je iedereen op deze manier, want iedereen kan ideeën achterlaten voor een uitje of meeting en geeft zijn of haar beschikbaarheid op. Tools zoals Datumprikker hebben ook echt bewezen nuttig te zijn. Het heeft een positieve invloed op de efficiëntie en tevredenheid van groepsplanning.
Kortom, het plannen van een uitje of meeting met een groep blijft in alle gevallen een opgave. Wel zijn er bepaalde dingen die je als groep kan doen om dit proces te bevorderen, zoals het aanwijzen van één persoon die het initiatief neemt, of het ver vooruit plannen.
Daarnaast is het goed om na te gaan wat voor samenstelling er in een groep heerst qua persoonlijkheden, zodat je beter begrijpt waarom het plannen vaak lastig loopt en je daar gepast op in kan spelen. Het werkt nou eenmaal niet om iemand die laag scoort op zorgvuldigheid een uitje of meeting te laten plannen waarbij er veel details geregeld moeten worden. Voor je het weet blijkt de reservering niet te kloppen of zelfs vergeten te zijn of is de vergaderruimte al bezet…
Bronnen
Deel dit artikel
Een schrijvende shorttracker, dat is wie ik ben. Het grootste deel van mijn tijd besteed ik aan trainen voor het schaatsen. In de uren daartussen kan ik mijn ei kwijt in schrijven, of liever gezegd ‘spelen met taal’. Ik houd ervan te bouwen aan verschillende zinsstructuren, te experimenteren met woorden en geniet van de uitdaging om elke keer een mooi en logisch artikel in elkaar te zetten. Geen clichés, maar juist vernieuwing. Goed leesbaar, maar toch informatief en boeiend. Net als bij mijn eigen trainingen is het elke keer een kwestie van proberen te verbeteren, maar dan met taal. Met een talenstudie als achtergrond en verder een grote liefde voor lezen, is schrijven echt iets waar ik graag mijn tijd aan besteed.
Vul het formulier in of neem direct contact op
luc.van.koningsbrugge@kompaspublishing.nl
